Was Sie vor der Automatisierung der Zoll- und Exportpapiere klären müssen

Automatisierte Zoll- und Exportpapiere sind eine der lohnendsten Anwendungen im Außenhandel und zugleich eine der wenigen, bei denen ein Fehler nicht Ihr Problem mit dem Kunden ist, sondern Ihr Problem mit einer Behörde. Handelsrechnung, Ausfuhranmeldung und Intrastat-Meldung sind Angaben gegenüber dem Staat. Wer sie abgibt, haftet für sie, und das bleibt der Anmelder, nicht die Software und nicht der Anbieter, der sie gebaut hat.

Das ist kein Argument gegen Automatisierung. Genau in diesem Umfeld nimmt sie besonders viel Arbeit ab. Es ist ein Argument dafür, drei Dinge vor der Beauftragung zu klären, weil sie darüber entscheiden, ob der Ablauf Ihr Risiko senkt oder es vervielfacht.

Ihre Stammdaten sind die eigentliche Vorbedingung

In den meisten Warenwirtschaftssystemen sind Warennummer und Ursprungsland optionale Felder im Artikelstamm. Optional heißt in der Praxis, dass sie irgendwann einmal gefüllt wurden, oft beim Anlegen des Artikels, oft von jemandem, der die Frage schnell erledigen wollte.

Solange ein Mensch die Ausfuhranmeldung schreibt, ist das beherrschbar, weil er im Zweifel nachfragt. Ein Ablauf fragt nicht nach. Er nimmt, was im Feld steht, und schreibt es in ein Dokument, das bei der Zollverwaltung landet. Aus einer ungeprüften Angabe im Artikelstamm wird damit eine geprüfte Erklärung, und aus einem Tippfehler eine Falschanmeldung, die bei einer Außenprüfung Jahre später auffällt.

Vor jedem Automatisierungsprojekt in diesem Bereich steht deshalb eine unangenehme Auszählung: Für wie viele Ihrer aktiven Artikel sind Warennummer und Ursprungsland gefüllt, und wann wurden sie zuletzt angefasst? Ist die Quote niedrig, ist die Stammdatenpflege das Projekt und die Automatisierung der zweite Schritt. Das ist die häufigste ehrliche Antwort in diesem Themenfeld, und sie spart Ihnen einen teuren Fehlstart.

Zwei Punkte, an denen die Felder regelmäßig falsch sind

Warennummern ändern sich. Die Kombinierte Nomenklatur wird jährlich angepasst, Positionen entfallen, andere werden geteilt. Ein Artikelstamm, der einmal gepflegt wurde und seitdem steht, enthält Nummern, die es nicht mehr gibt. Ein Ablauf, der solche Nummern ungeprüft weiterreicht, erzeugt Meldungen, die abgelehnt werden, oder schlimmer, die durchgehen und einen falschen Zollsatz nach sich ziehen.

Das Ursprungsland ist der zweite regelmäßige Fehler. Es ist nicht das Land des Lieferanten und nicht das Land, aus dem die Ware zu Ihnen gefahren wurde. Es ist das Land, in dem die Ware hergestellt oder zuletzt wesentlich be- oder verarbeitet wurde. In vielen Systemen wird dieses Feld beim Anlegen aus der Lieferantenadresse gefüllt, weil es dort schon steht. Bei einem Händler mit Sitz in den Niederlanden und Fertigung in Asien ist die Angabe damit falsch, ohne dass irgendwo eine Warnung erscheint.

Was eine Automatisierung hier besonders gut kann

Der Nutzen liegt nicht darin, dass ein Ablauf die richtige Warennummer findet. Das kann er nicht, denn die Einreihung ist eine fachliche Entscheidung mit Haftungsfolge.

Der Nutzen liegt darin, dass ein Ablauf jedes Mal vollständig prüft, was ein Mensch unter Zeitdruck überspringt. Er kann feststellen, ob Warennummer und Ursprungsland überhaupt gefüllt sind, ob die Nummer die zulässige Stellenzahl hat und ob sie in der aktuellen Nomenklatur noch existiert. Er kann melden, wenn ein Artikel im Ursprungsland dasselbe Land trägt wie der Lieferantensitz, obwohl beides selten zusammenfällt. Er kann Handelsrechnung, Ausfuhranmeldung und die statistische Meldung aus derselben geprüften Quelle bauen, sodass drei Dokumente nicht drei verschiedene Angaben enthalten.

Und er kann anhalten. Ein Ablauf, der bei fehlender oder unplausibler Angabe stoppt und den Vorgang an eine benannte Person gibt, ist in diesem Umfeld die einzig vertretbare Bauweise. Zehn Minuten Klärung sind billiger als jede Korrektur gegenüber einer Behörde.

Wer pflegt, und wer entscheidet

Damit das trägt, brauchen Sie zwei Festlegungen im Haus.

Erstens eine Person oder Rolle, die die Einreihung eines neuen Artikels verantwortet, bevor er verkauft werden darf. Ohne diese Festlegung produziert die beste Prüfung nur einen wachsenden Stapel liegen gebliebener Vorgänge.

Zweitens eine Regel, wie oft die Nomenklatur abgeglichen wird. Einmal jährlich zum Jahreswechsel reicht in den meisten Fällen, und dieser Abgleich lässt sich ebenfalls automatisieren. Wichtig ist, dass er stattfindet und dass jemand die Treffer bearbeitet.

Sophera Consulting sieht sich zuerst den Zustand Ihrer Artikelstammdaten an, klärt Zuständigkeit und Prüfregeln schriftlich und baut den Ablauf danach zum Festpreis, ohne Abo und mit Dokumentation zur Übergabe. Der Einstieg dafür ist der kostenlose Automations-Check.

Die Empfehlung

Beauftragen Sie in diesem Bereich keinen Ablauf, der Dokumente erzeugt, sondern einen, der zuerst prüft und erst dann erzeugt. Der Unterschied kostet wenige Tage Mehraufwand und entscheidet darüber, ob Sie mit einer Automatisierung Fehler schneller vervielfältigen oder sie systematisch abfangen.

Und zählen Sie vorher aus, wie vollständig Warennummer und Ursprungsland in Ihrem Artikelstamm gepflegt sind. Ist die Quote hoch, ist das Projekt überschaubar und der Nutzen unmittelbar. Ist sie niedrig, haben Sie den ersten Arbeitsschritt gefunden, und zwar bevor Sie dafür bezahlt haben.