Warum die Teillieferung darüber entscheidet, ob sich Ihre Auftragsautomatisierung rechnet

Der Normalfall der Auftragsabwicklung ist in ein bis zwei Tagen gebaut. Bestellung kommt herein, Ware geht raus, Rechnung folgt, Kunde bekommt eine Mail. Was ein Projekt teuer oder billig macht, sind die Fälle daneben. Und im Großhandel sowie in der Belieferung von Kliniken ist der häufigste dieser Fälle kein Sonderfall, sondern die Regel: Ein Teil der Ware geht sofort, der Rest kommt später.

Wer eine Auftragsautomatisierung beauftragt, ohne diesen Zustand vorher zu beschreiben, kauft eine Automatisierung für den kleineren Teil seiner Aufträge.

Zwei Zustände sind zu wenig

In den meisten Abläufen gibt es offen und erledigt. Dazwischen fehlt der Zustand, der in der Praxis am häufigsten auftritt: teilweise geliefert, Restmenge offen, Termin unter Umständen unbekannt.

Der Zustand fehlt aus einem banalen Grund. Beim Bau wird mit Testbestellungen geprüft, und Testbestellungen sind vollständig lieferbar. Wer eine Automatisierung mit drei Beispielaufträgen abnimmt, trifft mit hoher Wahrscheinlichkeit dreimal die Komplettlieferung. Der Rückstand taucht erst im Betrieb auf, und dann ohne Fehlermeldung, weil aus Sicht der Software alles funktioniert hat.

Das auslösende Ereignis heißt Lieferung, nicht Auftragsabschluss

Der technische Kern des Problems ist schnell erklärt und für die Beauftragung wichtig. Der Auslöser einer solchen Automatisierung kommt fast immer aus dem Versand. Er meldet, dass eine Sendung das Haus verlassen hat. Er meldet nicht, dass ein Auftrag erledigt ist.

Weil in dieser Meldung eine Auftragsnummer steht, liest die Automatisierung den Auftrag und behandelt das Ereignis als Abschluss. Ob der Auftrag tatsächlich abgeschlossen ist, steht aber nicht im Kopf des Auftrags, sondern in den Positionen: bestellte Menge gegen gelieferte Menge, Zeile für Zeile.

Auf den Kopfstatus im führenden System kann man sich an dieser Stelle nicht verlassen. Viele Systeme setzen ihn erst im nächtlichen Lauf, manche erst mit der Fakturierung. Wer ihn eine Sekunde nach dem Warenausgang abfragt, liest den Stand von vorher. Das ist keine Kleinigkeit in der Umsetzung, es ist der Unterschied zwischen einer Automatisierung, die im Regelbetrieb trägt, und einer, die nur bei vollständiger Lieferung stimmt.

Was an diesem einen Statuswechsel hängt

Am schnellsten fällt die Rechnung auf. Eine Rechnung über die bestellte statt über die gelieferte Menge kommt zurück, und zwar mit einem Vorgang in der Buchhaltung des Kunden, der Sie mehr kostet als die Rechnung wert ist. In der Belieferung von Kliniken kommt hinzu, dass eine falsche Rechnung dort durch eine formale Prüfung läuft und die Zahlung insgesamt verzögert.

Danach kommt die Kundenmail. Eine Nachricht, die Vollständigkeit ankündigt, obwohl die Hälfte fehlt, erzeugt genau den Anruf im Innendienst, den die Automatisierung einsparen sollte.

Und schließlich der Rückstand selbst. Wenn der Auftrag als erledigt gilt, hängt die Restmenge an nichts mehr. Trifft die Nachlieferung des Herstellers ein, wird sie im Wareneingang auf freien Bestand gebucht, weil kein offener Auftrag mehr existiert, dem sie zugeordnet würde. Ab da ist die Ware im Haus, der Kunde wartet, und niemand hat eine Aufgabe im System. Bemerkt wird das durch eine Nachfrage des Kunden, oft Wochen später.

Die Zahl, die Sie vor jedem Angebot kennen sollten

Sie brauchen keinen Berater, um den Umfang dieses Themas im eigenen Haus zu bestimmen. Nehmen Sie hundert Aufträge der letzten Wochen und zählen Sie aus, wie viele Positionen nicht in einem Zug lieferbar waren.

Liegt der Anteil im niedrigen einstelligen Bereich, ist die Teillieferung tatsächlich ein Sonderfall und darf ein manueller Klärfall bleiben. Liegt er darüber, und in vielen Sortimenten mit Lieferengpässen ist das der Fall, dann ist eine Automatisierung, die diesen Zustand nicht kennt, kein Angebot für Ihren Betrieb.

Dieselbe Zählung beantwortet nebenbei die Frage, ob sich das Vorhaben rechnet. Denn jede nicht in einem Zug lieferbare Position erzeugt heute Handarbeit: Rückstand notieren, Kunden informieren, Nachlieferung im Blick behalten, Rechnung anpassen.

Was in der Leistungsbeschreibung stehen muss

Fünf Punkte machen ein Angebot in diesem Bereich belastbar. Erstens der Auslöser, also ob auf Lieferungen oder auf Aufträge reagiert wird. Zweitens das Statusmodell, mit ausdrücklich benanntem Zwischenzustand. Drittens die Regel für die Rechnung, also Teilrechnung je Lieferung oder Sammelrechnung nach Abschluss, was auch von den Vereinbarungen mit dem jeweiligen Kunden abhängt. Viertens der Wortlaut dessen, was der Kunde bei einer Teillieferung erfährt, inklusive der Frage, ob ein Termin für die Restmenge genannt wird oder nicht. Fünftens, wer im Haus die Rückstandsliste führt und was passiert, wenn der Hersteller keinen Termin nennt.

Diese fünf Punkte kann niemand für Sie beantworten. Sie sind aber in einer Stunde geklärt und verhindern die teuerste Variante, nämlich einen Umbau nach der Einführung.

Was eine saubere Umsetzung Ihnen abnimmt

Ist der Zwischenzustand einmal abgebildet, verschiebt sich die Arbeit. Die Restmenge bleibt sichtbar am Auftrag, die Nachlieferung wird bei Wareneingang dem offenen Auftrag zugeordnet, der Kunde bekommt zur Teillieferung eine Nachricht, die zum Karton passt, und der Innendienst arbeitet eine gepflegte Rückstandsliste ab, statt Rückstände aus Erinnerung und Nachfragen zu rekonstruieren.

Sophera Consulting beschreibt genau diese Zustände und Ausnahmen vor dem Bau schriftlich, baut danach und nennt auf dieser Grundlage einen Festpreis ohne Abo, mit Übergabe und Dokumentation. Der Einstieg dafür ist der kostenlose Automations-Check.

Die Empfehlung

Zählen Sie zuerst, wie oft Sie tatsächlich teilweise liefern, und schreiben Sie das Ergebnis in Ihre Anfrage. Verlangen Sie dann von jedem Anbieter eine Antwort auf eine einzige Frage: Was macht die Automatisierung, wenn von vierzig Kartons zwölf rausgehen und achtundzwanzig im Rückstand bleiben.

Ein Anbieter, der darauf eine konkrete Antwort gibt, hat Ihren Betrieb verstanden. Ein Angebot, das diesen Fall nicht erwähnt, ist für den Ausnahmefall kalkuliert und wird im Regelbetrieb nachverhandelt.