Regeln, die nur im Kopf des Versandleiters stehen, und was eine Automatisierung daraus machen kann

Der häufigste Einwand gegen eine Automatisierung lautet, die entscheidende Regel stehe bei uns nirgends im System. Das ist kein Hinderungsgrund, sondern eine Beschreibung des Ist-Zustands, und in vielen Betrieben ist genau das der Prozess, dessen Automatisierung sich am meisten lohnt.

Ein gutes Beispiel ist die vereinbarte Restlaufzeit bei verderblicher oder datierter Ware. Eine Verfügbarkeitsprüfung liefert eine Zahl: 240 Stück, frei verfügbar. Wie lange diese 240 Stück beim jeweiligen Kunden noch abnahmefähig sind, steht in dieser Zahl nicht.

Der Unterschied zwischen einem Stammdatum und einer Zusage

Das Mindesthaltbarkeitsdatum gehört zur Charge. Es steht im Chargenstamm oder auf dem Gebinde und ist eine Eigenschaft der Ware.

Die Restlaufzeit ist etwas anderes. Sie ist eine Bedingung zwischen Ihnen und einem bestimmten Kunden, gültig an einem bestimmten Tag. Übliche Formulierungen sind zwei Drittel der Gesamthaltbarkeit, mindestens sechs Monate bei Anlieferung oder mindestens zwölf Monate bei Anlieferung. Solche Klauseln stehen in Rahmenverträgen und in Ausschreibungsunterlagen, nicht im Kundenstamm, weil dort kein Feld dafür vorgesehen ist.

Daraus folgt eine Konstellation, die im Alltag lange gutgeht und dann teuer wird. Der Bestand ist korrekt, die Kommissionierung nach dem Grundsatz der zuerst ablaufenden Charge ist korrekt, und trotzdem ist die Zusage falsch, weil sie ohne Kenntnis der Klausel entstanden ist. Bemerkt wird das im Wareneingang des Kunden, mit Zurückweisung, Rücktransport, Gutschrift, Nachlieferung und Ware im eigenen Lager, die inzwischen für keinen Kunden mit dieser Klausel mehr in Frage kommt.

Warum solche Regeln nirgends im System stehen

Der Grund ist selten Nachlässigkeit. Standardsysteme sehen für Vereinbarungen dieser Art kein Feld vor, weil sie zu speziell sind. Also wandern sie an den Ort, an dem sie entstanden sind, in das Vertragsdokument auf einem Laufwerk, und in den Kopf der Person, die die betroffenen Kunden betreut.

Solange es drei solche Kunden gibt und der Versandleiter sie kennt, funktioniert das. Es funktioniert nicht mehr, wenn diese Person in den Ruhestand geht, wenn sie im Urlaub ist, wenn die Auftragsannahme auf mehrere Schultern verteilt wird oder wenn die Zahl der Kunden mit solchen Klauseln über das hinauswächst, was jemand nebenbei mitführt.

Das eigentliche Risiko ist deshalb nicht der einzelne Fehler. Es ist die Abhängigkeit von einer Person, die niemand als Risiko verbucht, weil sie seit Jahren zuverlässig trägt.

Was eine Automatisierung daraus machen kann

Der Weg besteht aus drei Schritten, und nur der dritte ist technisch.

Der erste Schritt ist, die Regel aufzuschreiben, und zwar entscheidungsfähig. Nicht Restlaufzeit beachten, sondern: Bei diesem Kunden dürfen nur Chargen zugeteilt werden, deren Mindesthaltbarkeitsdatum am geplanten Liefertag mindestens sechs Monate in der Zukunft liegt. Diese Übersetzung ist die eigentliche Arbeit, sie kostet Zeit im eigenen Haus, und sie ist unabhängig von jeder Software wertvoll.

Der zweite Schritt ist ein Ort, an dem diese Angabe steht. Das kann ein Zusatzfeld im Kundenstamm sein, eine gepflegte Tabelle oder ein eigener kleiner Datenbestand. Wichtig ist weniger, wo es steht, als dass es einen Verantwortlichen für die Pflege gibt und dass die Angabe zur Kundennummer passt, an der später geprüft wird.

Der dritte Schritt ist die Prüfung selbst. Sie vergleicht bei jedem Auftrag die verfügbaren Chargen mit der Bedingung des Kunden und meldet, wenn die zugesagte Menge nur mit kritischen Chargen darstellbar wäre.

Der Prüfzeitpunkt entscheidet über den Nutzen

Eine Prüfung bei der Kommissionierung verhindert eine Fehllieferung. Eine Prüfung bei der Auftragsannahme verhindert eine falsche Zusage, und das ist ein anderer Wert.

Wer erst im Lager merkt, dass die Ware nicht zum Vertrag passt, hat den Auftrag bereits bestätigt und den Liefertermin genannt. Ab da wird nur noch verwaltet: umdisponieren, Kunden anrufen, Termin verschieben. Wer es bei der Annahme merkt, hat mehrere Möglichkeiten, die alle billiger sind. Eine spätere Charge zusagen, eine Teilmenge aus einer anderen Charge anbieten, den Kunden fragen, ob er die kürzere Restlaufzeit ausnahmsweise akzeptiert, oder die Nachlieferung abwarten.

Genau deshalb gehört diese Prüfung in die Auftragsannahme, und genau deshalb ist sie mehr wert als eine Kontrolle am Ende der Kette.

Was das für die Beauftragung heißt

Der Aufwand für eine solche Automatisierung hängt nicht an der Zahl Ihrer Kunden, sondern an der Zahl der unterschiedlichen Klauselvarianten. Zwei oder drei Varianten sind überschaubar. Zwanzig frei formulierte Vereinbarungen sind ein eigenes Vorhaben, und dann ist der erste Schritt die Vereinheitlichung, nicht die Software.

Diese Vorarbeit können Sie ohne Anbieter leisten. Lassen Sie die Rahmenverträge der zwanzig umsatzstärksten Kunden auf solche Klauseln durchsehen und tragen Sie zusammen, wie viele verschiedene Formulierungen tatsächlich vorkommen. Das Ergebnis bestimmt den Preis stärker als jede technische Entscheidung.

Dasselbe Muster gilt übrigens für viele andere Vereinbarungen, die nirgends im System stehen: Mindestbestellwerte, abweichende Zahlungsziele, Sperrvermerke für einzelne Artikel, Vorgaben zur Verpackung oder feste Anlieferzeitfenster. Wer den Weg einmal geht, kann die weiteren Regeln danach mit deutlich weniger Aufwand nachziehen.

Sophera Consulting übersetzt solche Vereinbarungen zunächst in prüfbare Regeln, hält Ausnahmen und Zuständigkeiten schriftlich fest und baut die Prüfung anschließend zum Festpreis ohne Abo, mit Übergabe und Dokumentation. Der Einstieg dafür ist der kostenlose Automations-Check.

Die Empfehlung

Fangen Sie nicht mit der Software an, sondern mit einer Liste. Welche Zusagen macht Ihr Haus, die in keinem Feld stehen, wer kennt sie, und was passiert am Tag, an dem diese Person nicht da ist.

Wenn auf dieser Liste mehr als zwei Punkte stehen, haben Sie kein Datenproblem, sondern ein Wissensproblem. Eine Automatisierung ist dafür ein gutes Werkzeug, weil sie zwingt, die Regel einmal sauber aufzuschreiben. Diesen Teil der Arbeit bekommen Sie geschenkt, auch wenn am Ende keine Zeile Software entsteht.