Warum ungeschriebene kaufmännische Regeln den Preis Ihrer Automatisierung bestimmen

Die teuerste Position in einem Automatisierungsprojekt ist selten die Technik. Es sind die Regeln, die niemand aufgeschrieben hat, weil sie seit zwanzig Jahren funktionieren.

Der Mindestbestellwert ist dafür das beste Beispiel. Er steht in einer Preisliste, in einem Rahmenvertrag oder in der Fußzeile eines Angebots. Er steht selten in dem System, das den Auftrag anlegt. Solange jeder Auftrag durch den Innendienst geht, reicht das aus, denn dort weiß man ihn auswendig. Sobald Aufträge über einen Shop oder eine elektronische Anbindung hereinkommen, prüft ihn niemand mehr.

Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob ein Automatisierungsprojekt im geplanten Rahmen bleibt.

Eine Regel, die zu spät greift, kostet mehr als keine Regel

Angenommen, ein Großhändler arbeitet mit einem Mindestbestellwert und einem Mindermengenzuschlag darunter. Ein Kunde bestellt über den Shop unterhalb dieser Grenze. Der Auftrag wird angelegt, bestätigt, kommissioniert und geliefert. Erst im Rechnungslauf greift eine Regel im Warenwirtschaftssystem und setzt den Zuschlag.

Auf der Auftragsbestätigung steht der eine Betrag, auf der Rechnung ein anderer. Wer Rechnungen gegen Bestätigungen prüft, und das tun größere Kunden immer, weist die Rechnung zurück. Der Vorgang geht in die Klärung, und die Klärung kostet auf beiden Seiten mehr Bearbeitungszeit, als der Zuschlag einbringt.

Die Regel war vorhanden und inhaltlich richtig. Sie hat zu spät gegriffen. Zwischen Auftragsannahme und Rechnung hatte der Kunde bereits ein Dokument mit einer anderen Zahl in der Hand. Das ist der Grundfehler, den fast jede automatisierte Auftragsannahme in irgendeiner Variante enthält.

Drei Grenzen, die im selben Feld landen

In den Stammdaten stehen meistens mehrere Grenzen nebeneinander, und im Gespräch werden sie durcheinandergeworfen.

Der Mindestbestellwert ist ein Betrag je Auftrag. Die Mindestbestellmenge ist eine Stückzahl je Artikel, und die gibt meistens der Hersteller vor. Wer die Versandkosten trägt, regelt wiederum die frachtfreie Grenze. Die Verpackungseinheit ist noch einmal etwas anderes: Sie sagt, in welchen Schritten bestellt werden kann, während die Mindestbestellmenge sagt, wo diese Schritte anfangen.

Eine Automatisierung, die gegen eine dieser Zahlen prüft und die Reaktion einer anderen auslöst, ist ein häufiges Bild. Ein größerer Auftrag wird angehalten, obwohl es nur um die Fracht ging. Ein kleiner Auftrag läuft durch, weil im Prüffeld die Frachtgrenze hinterlegt ist. Solche Fehler entstehen nicht beim Bauen, sondern im Gespräch davor, weil vier Begriffe für dieselbe Zahl gehalten werden.

Netto, brutto, vor oder nach Rabatt

Die Zahl im Rahmenvertrag ist eindeutig. Der Wert, gegen den geprüft wird, ist es selten.

Gemeint sein kann die Positionssumme vor Kundenrabatt oder nach Kundenrabatt, mit oder ohne Fracht und Zuschläge, mit oder ohne Umsatzsteuer. Ein Kunde mit deutlichem Rahmenvertragsrabatt liegt auf Listenpreisbasis über der Grenze und auf Nettobasis darunter. Beide Auslegungen sind vertretbar. Es muss nur dieselbe im Vertrag, im Shop und im Ablauf gelten.

Wird das nicht vorher entschieden, entscheidet es der Ablauf nebenbei, und zwar so, wie es dem gerade Bauenden am nächsten liegt. Danach gilt diese Auslegung für jeden Auftrag, ohne dass sie je jemand kaufmännisch freigegeben hätte.

Der Auftrag erreicht die Grenze, die Lieferung nicht

Der Mindestbestellwert bezieht sich auf einen Auftrag. Lieferungen teilen sich auf.

Aus einem Auftrag oberhalb der Grenze werden eine Teillieferung und eine Nachlieferung, die einzeln jeweils darunter liegen. Greift der Zuschlag beim Fakturieren je Lieferung, zahlt der Kunde einen Aufschlag für einen Auftrag, der die Grenze erreicht hat. Denselben Effekt erzeugt ein Auftrag mit mehreren Lieferadressen, etwa mehreren Stationen desselben Hauses.

Auf welche Einheit sich die Grenze bezieht, ist eine kaufmännische Entscheidung, keine technische. Sie sollte getroffen und aufgeschrieben sein, bevor jemand die Bedingung in einen Ablauf schreibt.

Ausnahmen, die nur in einer Mail stehen, existieren nicht

In jedem Haus gibt es Kunden mit vereinbarter Ausnahme. Für den Innendienst ist das kein Problem, dort kennt man sie. Für eine Automatisierung existiert eine Ausnahme, die nur in einer Mail des Außendienstes steht, schlicht nicht.

Solche Zusagen gehören als Kennzeichen in den Stammsatz, mit Gültigkeitsdatum. Das ist Arbeit, die vor dem Projekt anfällt und die Ihnen niemand abnehmen kann, weil nur Sie wissen, welche Zusagen bestehen. Es ist zugleich der Punkt, an dem Automatisierungsprojekte am häufigsten hängen bleiben, und zwar nicht an der Technik, sondern am Warten auf eine Entscheidung.

Warum das der größte Hebel auf Ihren Preis ist

Der Aufwand einer Automatisierung entsteht nicht am Normalfall. Der Normalfall ist in ein bis zwei Tagen gebaut. Der Aufwand entsteht an den Ausnahmen und an den Fragen, die während des Baus auftauchen und die niemand außerhalb Ihres Hauses beantworten kann.

Gibt es eine Person, die innerhalb weniger Tage entscheiden darf, ob eine Grenze vor oder nach Rabatt gilt und ob sie sich auf Auftrag oder Lieferung bezieht, hält der Zeitplan. Muss jede dieser Fragen durch drei Abteilungen, verdoppelt sich die Laufzeit. Bei Abrechnung nach Aufwand verdoppeln sich die Kosten mit, und bei einem Festpreis zahlen Sie den Puffer, den der Anbieter für genau diese Unsicherheit eingerechnet hat.

An dieser Stelle haben Sie den größten Einfluss auf den Preis, und er kostet Sie kein Geld, sondern eine Festlegung vor Projektbeginn.

Was Sie vor dem Angebot aufschreiben sollten

Ziehen Sie die Aufträge der letzten drei Monate und zählen Sie die unter Ihrer Grenze. Bei einer Regel, die greift, sind das einzelne Fälle. Sind es spürbar mehr, existiert die Regel auf dem Papier, aber nicht im Ablauf, und Sie wissen, womit die Automatisierung anfangen muss.

Halten Sie danach vier Festlegungen schriftlich fest: welche Grenzen gelten und wie sie heißen, auf welcher Basis gerechnet wird, ob sich die Grenze auf Auftrag oder Lieferung bezieht, und wer die Ausnahmen freigibt. Ein Blatt Papier, mehr ist es nicht.

Mit diesem Blatt bekommen Sie vergleichbare Angebote statt Hausnummern. Ohne es kalkuliert jeder Anbieter den Normalfall und schreibt die Ausnahmen später als Nachforderung.

Sophera Consulting nimmt diese Regeln vor der Umsetzung auf, hält sie mit Ihnen schriftlich fest und nennt erst danach einen Festpreis, ohne Abo. Den Einstieg gibt es kostenlos im Automations-Check.