Dauer der Umsetzung einer Automatisierung, durchgespielt an der ersten Woche

"Wie lange dauert es, bis so ein Agent bei uns läuft?" Wer das fragt, hat meist einen Projektplan mit Phasen, Lenkungskreis und Meilensteinen vor Augen. Die Dauer der Umsetzung einer Automatisierung sieht bei Sophera Consulting anders aus. Ein Agent ist in ein bis zwei Tagen aufgebaut, der Test mit echten Fällen läuft in derselben Woche, und der Pilot beginnt meist noch in der ersten Woche. Weil das nach Prospekt klingt, spielt dieser Artikel eine solche Woche Tag für Tag durch.

Das Beispiel ist konstruiert. Es zeigt, wie wir eine solche Woche aufbauen würden, und beschreibt keinen Kundenfall.

Dauer der Umsetzung einer Automatisierung: warum Tage reichen

Der wichtigste Grund ist der Zuschnitt. Wir bauen einen Prozess und kein Programm für das ganze Haus. Ein Agent für die Auftragserfassung hat einen Eingang, ein Zielsystem und eine überschaubare Zahl von Regeln. So etwas lässt sich an einem Tag bauen und am nächsten prüfen. Größere Vorhaben teilen wir in Abschnitte, von denen jeder nach Tagen läuft. Als allgemeine Spanne gilt ein Aufbau in ein bis 14 Tagen.

Dazu kommt, dass es bei uns keine separate Prozessaufnahme als eigenes Projekt gibt. Unser Ablauf hat drei Schritte: Auswahl, Angebot, Pilot. Wie der Prozess heute läuft und welche Zugänge wir brauchen, klären wir in der Auswahl. Danach bekommen Sie ein Angebot zum Festpreis mit Kosten-Nutzen-Analyse, und der nächste Termin ist bereits der Umsetzungstag.

An diesem Tag sitzt jemand aus Ihrer Fachabteilung mit am Tisch. Das ist der dritte Grund, und er wird am häufigsten unterschätzt. Eine Frage wie "Was heißt bei Ihnen eigentlich Expresslieferung?" wird in dem Moment beantwortet, in dem sie auftaucht, und wandert nicht als offener Punkt durch drei Postfächer. Eine Auftragserfassung aus Kundenmails bauen wir in wenigen Stunden. Mit einer Person aus der Fachabteilung ist sie an einem Tag umgesetzt.

Das Beispiel: ein technischer Großhändler und sein Bestellpostfach

Angenommen, ein technischer Großhändler mit 45 Mitarbeitern bekommt am Tag rund 150 Bestellungen per Mail. Manche Kunden schicken ein PDF aus ihrer Warenwirtschaft, andere schreiben drei Zeilen mit Artikelnummern in den Mailtext, und hin und wieder hängt ein Foto vom Typenschild einer Pumpe an. Vier Leute im Innendienst tippen das ins ERP. In der Auswahl fiel die Entscheidung auf genau diesen Prozess, das Angebot ist unterschrieben, der Umsetzungstag liegt auf einem Montag.

Was vor dem Montag geklärt ist

Vier Dinge liegen bereit, bevor wir anfangen. Die IT hat einen Lesezugriff auf das Bestellpostfach eingerichtet und einen Zugang zur Schnittstelle des ERP, zunächst in der Testumgebung. Der Innendienst hat 40 echte Bestellmails der letzten Tage beiseitegelegt, so wie sie gekommen sind, und zu jeder notiert, was am Ende im ERP stand. Eine Sachbearbeiterin, die das Postfach seit Jahren kennt, hält sich den Montag frei. Und es ist benannt, wer entscheidet, wenn eine Hausregel strittig ist. In unserem Beispiel ist das die Innendienstleiterin.

Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung bringen wir mit, er gehört zum Standard. In Kliniken stehen vorher noch die Datenschutz-Folgenabschätzung und das Gespräch mit der Mitarbeitervertretung an. Auch das klären wir vorab gemeinsam, damit der Umsetzungstag ein Umsetzungstag bleibt. Was im Einzelnen dazugehört, steht im Artikel über die Voraussetzungen.

Montag: der Umsetzungstag, Stunde für Stunde

8:30 Uhr. Wir gehen mit der Sachbearbeiterin die 40 Mails durch. Welche Arten kommen vor? Bestellung, Änderung, Preisanfrage, Reklamation. Was muss in einem Auftrag stehen, damit das Lager ihn packen kann? Nebenbei entstehen die Hausregeln, und zwar schriftlich. "Schnellstmöglich" heißt nächster Werktag. Steht eine Kundenartikelnummer in der Mail, wird zuerst die Zuordnungsliste des Kunden geprüft. Ist ein Artikel abgekündigt, schlägt der Agent den Nachfolger vor und ersetzt ihn nicht selbst.

10:00 Uhr. Der Agent liest die ersten Mails. Er erkennt, ob überhaupt eine Bestellung vorliegt, ordnet den Absender dem Kundenstamm zu und zieht Positionen, Mengen, Lieferadresse und die Bestellnummer des Kunden heraus, egal ob sie im PDF oder im Mailtext stehen.

13:00 Uhr. Jetzt kommt der Abgleich mit den Stammdaten. Artikelnummern laufen gegen den Artikelstamm, Lieferadressen gegen die hinterlegten Adressen des Kunden. Dazu kommen Plausibilitätsregeln, die die Sachbearbeiterin diktiert: Wer sonst 50 Stück bestellt und heute 5.000 schreibt, meint vermutlich die Verpackungseinheit. Der Agent rät in solchen Fällen nicht. Er markiert das Feld und nennt den Grund.

14:30 Uhr. Der Agent legt seine ersten Entwürfe im Test-ERP an, im Status "zu prüfen". Jedes Feld trägt einen Vermerk, woher der Wert stammt, und die Originalmail hängt am Auftrag.

16:00 Uhr. Alle 40 Beispielmails laufen durch, die Sachbearbeiterin vergleicht mit ihren Notizen. Angenommen, 31 Entwürfe stimmen vollständig, sechs haben zu Recht markierte Lücken und drei sind falsch. Zweimal hat der Agent eine Kundenartikelnummer für eine eigene gehalten, einmal eine Änderung als neue Bestellung gelesen. Beide Ursachen sind benannt und werden noch am Nachmittag behoben. Dann läuft der Satz ein zweites Mal durch.

Am Abend sieht die Sachbearbeiterin eine Liste mit Entwürfen in der Oberfläche, die sie jeden Tag benutzt. Gebucht ist davon nichts, kein Kunde hat eine Mail bekommen. Aber sie hat gesehen, dass der Agent ihre Regeln befolgt, schließlich hat sie sie selbst diktiert.

Dienstag und Mittwoch: der Test mit echten Fällen

Ab Dienstag liest der Agent den echten Posteingang mit. Der Innendienst arbeitet weiter wie gewohnt, der Agent legt seine Entwürfe daneben auf eine Prüfliste. Am Nachmittag setzen wir uns eine halbe Stunde zusammen und vergleichen: Was hat der Mensch erfasst, was der Agent?

Dabei tauchen Fälle auf, die in den 40 Beispielen nicht vorkamen. In unserem Beispiel schickt ein Kunde Sammelbestellungen für drei Baustellen in einer einzigen Mail. Ein anderer hängt das Foto vom Typenschild an. Der Agent liest das Schild, markiert die Artikelzuordnung aber als unsicher. Für beides entsteht eine Regel.

Am Mittwoch laufen die geänderten Regeln gegen die 40 alten Mails und gegen alles, was am Dienstag hereinkam. So stellen wir sicher, dass eine Korrektur nichts verschlechtert, was am Montag schon richtig lief. Dieser Satz an Fällen wächst mit jedem Tag und bleibt später die Grundlage für die Wartung.

Donnerstag: scharf schalten, mit Freigabe

Am Donnerstag beginnt in unserem Beispiel der Pilot. Die Innendienstleiterin entscheidet das anhand der Vergleiche von Dienstag und Mittwoch, und sie entscheidet es selbst. Der Agent legt seine Entwürfe jetzt im echten ERP an. Der Innendienst tippt nicht mehr ab, er prüft und gibt frei.

Zwei Listen helfen dabei. Auf der einen stehen Entwürfe, bei denen alle Pflichtfelder belegt und alle Zuordnungen sicher sind, auf der anderen die Entwürfe mit Markierungen. Die erste Liste ist schnell durchgesehen. Die Auftragsbestätigung geht erst nach der Freigabe an den Kunden. Scharf schalten heißt hier also: Der Agent arbeitet mit echten Aufträgen, und die Zusage an den Kunden gibt weiterhin ein Mensch.

Freitag: Zahlen ansehen, Betrieb regeln

Am Freitag liegen zwei Tage Pilot hinter dem Innendienst. Wir sehen uns gemeinsam an, wie viele Entwürfe unverändert freigegeben wurden und welche Felder am häufigsten korrigiert werden mussten. Das sind Ihre eigenen Zahlen aus Ihrem eigenen Postfach, und mit ihnen lässt sich die Kosten-Nutzen-Analyse aus dem Angebot nachrechnen.

Für den Betrieb danach bekommt jede Automatisierung einen Wartungsagenten, er ist im Festpreis enthalten. Er überwacht den Betrieb, prüft Ein- und Ausgang jeder Schnittstelle auf Änderungen, testet Anpassungen gegen die alten Fälle und begleitet den Wechsel auf neue KI-Modelle. Was er nicht lösen kann, geht als Ticket an Ihre IT. Laufende Kosten sind reine Nutzungskosten der KI-Modelle, die direkt bei Ihnen abgerechnet werden. Wie sich das rechnet, steht im Artikel über die Kosten.

Wovon der Starttermin abhängt

Der Bau selbst ist der kurze Teil. Wann der Montag stattfinden kann, hängt an den vier Dingen von oben: Zugänge, echte Beispiele, eine Person aus der Fachabteilung, eine Person, die entscheidet. Das meiste davon ist eine Mail an Ihre IT und ein freier Tag im Kalender einer Kollegin. Deshalb sprechen wir darüber zuerst und nicht am Umsetzungstag.

Sophera Consulting baut solche Agenten individuell, zum Festpreis und ohne Abo, und das Ergebnis gehört Ihnen. Welcher Ihrer Prozesse sich für den Anfang eignet und welche Zugänge wir dafür brauchen, klären wir im kostenlosen Automations-Check. Wie ein solcher Agent in der Logistik Schritt für Schritt arbeitet, zeigt das Beispiel zur Auftragserfassung in der Spedition.

Die Empfehlung

Nehmen Sie sich einen Prozess vor und keine drei. Legen Sie den Umsetzungstag an den Anfang einer Woche, dann fallen Test und Pilot in dieselbe Woche, und am Freitag haben Sie Zahlen statt Eindrücke. Stellen Sie dafür die Person frei, die den Prozess am besten kennt, auch wenn gerade sie am schwersten zu entbehren ist. Ihr Tag am Tisch ist der Grund, warum aus einer Idee am Montag bis Donnerstag ein Agent wird, der mit echten Aufträgen arbeitet.